Tutoriel de base de données Microsoft Excel

Création d'une base de données Microsoft Excel est un moyen facile de suivi des informations. bases de données Excel sont bonnes pour le suivi des données à plat, telles que les listes de contacts, les budgets et invitations à des événements. Chacun de ces exemples ne nécessite qu'une seule table. Excel ne doit pas être utilisé comme une base de données pour suivre les informations relationnelles, comme le suivi de ce que les clients achètent les produits. Ceci est parce que l'information relationnelle nécessite deux ou plusieurs tables, comme une liste de clients et une liste de produits.

La conception d'une base de données Excel

Avant de créer effectivement la base de données dans Excel, vous devriez passer quelques minutes sur la conception du système. Il est important gain de temps pour créer un brouillon de la feuille de calcul, car il peut être difficile d'ajouter des champs à une date ultérieure. Le brouillon doit identifier toutes les informations que vous souhaitez suivre. Cela devrait inclure des choses comme les noms, adresses et numéros de téléphone pour les contacts ou les dates d'échéance et les montants en dollars pour une base de données de budget. Une fois que vous identifier ces informations, il est relativement facile à organiser. La chose importante à retenir lors de l'organisation de l'information est de garder les champs aussi faibles que possible. Par exemple, vous ne voudriez pas avoir un champ appelé adresse; à la place, vous le décomposer en données plus petites, telles que l'adresse de la rue, ville, état et code postal. Cela rend plus facile par la suite à la recherche et les données de filtre. Une fois que vous avez terminé la conception, il est un processus simple pour créer la base de données.

Création d'une base de données Excel

Maintenant que vous avez identifié exactement ce que vous voulez que votre base de données Excel pour contenir, il est facile de créer dans Excel. Il suffit de commencer une nouvelle feuille de calcul dans Excel et l'enregistrer comme le nom de votre base de données. Chaque petit morceau d'information, appelé un champ que vous avez identifié dans la phase de conception est une tête de colonne. Par exemple, pour la base de données de contact, la cellule A1 serait Nom, la cellule B1 serait Prénom et C1 serait Adresse. Il suffit de remplir les noms de champs qui traversent la tête de colonne. Après avoir créé les champs, vous pouvez les formater en faisant des choses comme le redimensionnement des colonnes, BOLDING les rubriques, et en changeant les couleurs, si désiré. Une fois que est terminée, vous êtes prêt à ajouter des données. Chaque ligne dans Excel est un record. Il suffit de cliquer dans la première cellule vide de la colonne et remplir les informations. Si la base de données va contenir un grand nombre d'enregistrements, alors vous voudrez peut-être envisager de geler les noms des champs. Ce serait toujours afficher les titres des colonnes de sorte que vous pouvez voir où vous êtes, peu importe le nombre de lignes de la feuille de calcul contient.