Comment faire une liste de diffusion sur Microsoft Word

Si vous utilisez une petite entreprise ou une publication indépendante, de diffusion des informations de la liste est crucial pour garder l'opération en cours d'exécution. Microsoft Office contient un certain nombre d'applications très utiles pour maintenir, entretenir et exploiter des listes de diffusion - et la fonctionnalité Fusion et publipostage de Word rend transformer cette liste de diffusion dans des lettres ou des enveloppes une brise.

Instructions

Création d'une liste de diffusion

1 Ouvrez un nouveau document dans Microsoft Word.

2 Cliquez sur le menu Tableau, et sélectionnez "Insérer" pour insérer un tableau dans le document.

3 Sélectionnez le nombre de lignes et de colonnes. Pour les colonnes, utilisez le nombre d'éléments de données de messagerie de chaque personne a - des choses comme nom, adresse, ville, état, code postal, etc. Pour les lignes, entrée au moins le nombre de personnes sur votre liste de diffusion - si vous envisagez d'élargir , ajouter des lignes supplémentaires pour le moment.

4 Suivez l'autre sur l'écran des commandes pour définir le comportement et le formatage de votre table.

5 Entrez les informations que vous avez pour chaque personne sur votre liste de diffusion. Si vous avez besoin de faire un saut de ligne dans une cellule, appuyez sur "Alt" et "Entrée".

Utilisation de la liste de diffusion

6 Ajouter une nouvelle personne à votre liste de diffusion par un clic droit sur la liste où vous voulez ajouter la nouvelle entrée, puis sélectionnez "Insérer une nouvelle ligne." Entrez les détails.

7 Organisez vos données en sélectionnant la table entière et soit en cliquant sur le bouton de la barre d'outils Trier ou la boîte de dialogue Trier dans le menu Tableau. Utilisez la boîte de dialogue pour sélectionner le type de tri et cliquez sur "OK".

8 Suppression d'un enregistrement en cliquant droit sur la ligne de l'entrée que vous souhaitez supprimer, et en sélectionnant "Supprimer la ligne" pour le supprimer. Si vous faites une erreur, vous pouvez soit "Annuler" (Ctrl Z) ou revenir à la dernière version enregistrée de votre document.

9 Créer un publipostage en ouvrant le menu "Outils" l'option "Lettres et publipostage" et sélectionnez "Publipostage" ou "Mail Merge Wizard" (si vous avez Word 2002). Suivez les instructions à l'écran, ou voir les références pour plus d'informations.

Conseils et avertissements

  • Utilisez "Tab" pour se déplacer entre les cellules, il fait taper plus vite.
  • Utilisez "Ctrl" et "F" pour rechercher des personnes dans la liste de diffusion. Ceci est utile si vous devez modifier le nom d'une personne ou pour vous assurer que vous ne l'avez pas déjà entrée sur votre liste.