Conseils pour un système de dépôt électronique

Conseils pour un système de dépôt électronique


Les systèmes de classement utilisés pour organiser les documents papier traditionnels comme le codage couleur et les onglets ne sont pas toujours transférer pas bien aux documents électroniques informatisés. Il y a un certain nombre de conseils que vous pouvez utiliser pour surmonter ces limitations électroniques pour rendre votre système de classement informatique supérieure à votre méthode de papier. Mettre ces conseils pour utiliser peut vous aider à maintenir un environnement propre, disque dur organisée où chaque fichier est facile à trouver.

Documents dossier

Il est important de garder vos dossiers et les fichiers qu'ils contiennent dans un emplacement central. Cela le rend beaucoup plus facile de localiser le document dont vous avez besoin en temps opportun. La plupart des ordinateurs sont livrés avec un logiciel qui a soit un «Documents» ou «Mes documents» fichier. Ceci est un bon endroit pour créer des dossiers de fichiers pour les différentes catégories de fichiers que vous avez, avec les fichiers individuels organisés dans le dossier approprié.

Ne pas créer plus de dossiers que vous avez besoin dans le répertoire Documents. Les gens passent parfois beaucoup de temps à créer des dossiers qu'ils anticipent besoin à l'avenir, pour les supprimer à une date ultérieure. Keep it simple et seulement créer des dossiers qui sont immédiatement nécessaires pour vos fichiers, puis permettre à la structure des fichiers de croître naturellement, comme de nouvelles catégories de dossiers sont nécessaires.

Naming Conformément

Que le nom des fichiers ou des dossiers, il est important d'utiliser une convention de nommage cohérente à chaque fois. Si vous séparez les mots dans les noms de fichiers avec un trait d'union ou de soulignement plutôt que d'un espace ou d'avoir un long mot, puis assurez-vous de le faire à chaque fois. Garder tout le nom de la même manière vous permet de trouver ce que vous cherchez plus facilement, et aide aussi les autres à comprendre la structure de votre dépôt.

Complète en fonction du courant

Conserver les documents relatifs à des projets ou des missions accomplies dans un dossier séparé que les fichiers qui ont trait aux travaux en cours. Créer des dossiers dans "Mes documents" intitulé "Current" et "Complete". Faire cela réduit la quantité de fichiers qui peuvent avoir besoin d'être recherchée par le biais de trouver un document spécifique. En outre, les fichiers dans le dossier "Complete" qui ne sont plus nécessaires peuvent être stockées sur un CD-Rom ou lecteur de disque amovible à des fins d'archivage à long terme, ce qui élimine la nécessité de l'avoir stocké sur l'ordinateur. Il est aussi une bonne idée de faire périodiquement un back-up de tous les fichiers sur un disque amovible.