Les meilleures pratiques pour la gestion des courriels

Les meilleures pratiques pour la gestion des courriels


Le courrier électronique est une forme commune de communication, et une bonne gestion de la boîte aux lettres est nécessaire pour protéger les données reçues. Utilisé pour les affaires et la correspondance personnelle, courriel permet l'échange rapide d'informations. Gardez cette information en toute sécurité et de simplifier l'expérience de messagerie en faisant de temps pour la gestion de base de boîte aux lettres.

Arrêtez les virus

Gardez antivirus et logiciels de sécurité mis à jour. De nombreux virus sont reçus par e-mail, et les nouvelles menaces virales sont libérées régulièrement. Out-of-date logiciel laisse votre ordinateur et vos données à risque.

Spam Control

Arrêtez le spam avant qu'il atteigne votre boîte de réception. La plupart des fournisseurs de messagerie offrent une certaine forme de filtrage du courrier indésirable qui se déplace automatiquement les messages suspects dans un dossier de spam ou de quarantaine distinct. Examinez le dossier spam contenu régulièrement pour vous assurer qu'aucun message ont été classés incorrectement. Examiner les paramètres de filtre anti-spam souvent qu'ils peuvent changer sans préavis. Gardez à l'esprit aucun filtre est parfait et certains spam trouver son chemin dans votre boîte de réception.

Organiser

Lisez chaque message et déterminer si elle peut être supprimée immédiatement. Répondre immédiatement aux messages faciles à répondre. Drapeau ceux qui exigent des réponses qui ne peuvent pas être traitées à l'époque, et placer ces messages dans des dossiers étiquetés au sein de votre boîte aux lettres pour les empêcher de se perdre. En outre, déposer des messages qui ne nécessitent pas des réponses, mais contiennent des informations utiles ou désiré. Un exemple de cette meilleure pratique de gestion des courriels est de déposer tous les paiements reçus des messages de notification dans un dossier étiqueté Confirmations de paiement.

Gérer les pièces jointes

Enregistrer toutes les pièces jointes nécessaires à un emplacement spécifique sur le disque dur de votre ordinateur. Cette meilleure pratique de gestion des courriels vous permettra de savoir où se trouve le fichier et de réduire la taille de votre boîte aux lettres. Enregistrement de pièces jointes à l'extérieur de votre boîte aux lettres fournit également une protection contre la perte de données résultant de la suppression accidentelle un message.

Supprimer définitivement

La clé de suppression est un outil essentiel de gestion des courriels. Une meilleure pratique consiste à supprimer tout message qui ne sont plus nécessaires. Suppression des messages en double est également recommandé. Ne pas oublier de supprimer les messages du dossier Éléments envoyés. Soyez conscient que les articles envoyés aux éléments supprimés ou dossier Corbeille ne sont pas supprimés immédiatement. Souvent, ces messages restent pendant un mois ou plus. supprimer manuellement le contenu de ces dossiers assure messages sont définitivement supprimés. Une autre méthode consiste à mettre le dossier à supprimer automatiquement le contenu lorsque le programme de messagerie se ferme, mais cela dépend du programme utilisé et ne peut pas être une option pour tout le monde.