Comment faire correspondre les types de données à se préparer à l'importation de données dans Access

Comment faire correspondre les types de données à se préparer à l'importation de données dans Access


bases de données Microsoft Access ont une fonction qui permet l'importation de données à partir de feuilles de calcul, ou d'autres fichiers de données. L'accès va essayer de deviner le type de données qui apparaît dans une colonne particulière, mais il ne peut pas détecter les erreurs. Les fausses conversions résultant sont difficiles à trouver, et si répandue, compromettent l'utilité des données. De telles erreurs peuvent être réduites si les données sont mis dans un format particulier, toutes les entrées dans une colonne sont du même format, et l'accès est structuré pour lire ce format et affecter le type de données correct pour la colonne où les données résideront.

Instructions

1 Examiner les données pour s'assurer qu'il est structuré de manière à former des rangées horizontales de données, et les colonnes verticales des types de données. Vérifiez les données pour vous assurer que chaque enregistrement a le même type de données dans le même lieu, un enregistrement étant une ligne de la table, ou d'un tableur ou d'une ligne dans un fichier délimité. Vérifiez si les colonnes de données dans les enregistrements ont des désignations de champ uniques, et si elles le font, assurez-vous que ces noms de champ apparaissent dans la première ligne des dossiers. Vérifiez que les noms de champs ne disposent pas d'espaces, ne commencez pas avec les chiffres et ne contiennent pas de ponctuation.

2 Open Access et créer une nouvelle base de données. Sélectionnez l'onglet "Tables", cliquez-droit sur la fenêtre et sélectionnez "Importer". Sélectionnez la table, feuille de calcul ou d'un fichier délimité que vous souhaitez importer, et vérifier les noms de champ que l'assistant d'importation a choisi pour vous, faire en sorte qu'ils correspondent à la première ligne de votre fichier. Si votre fichier importé n'a pas eu une première ligne avec les noms des champs, vérifier que l'accès a correctement attribué ses propres noms de champ.

3 Cliquez sur le bouton "Suivant", et vérifier les types de données sur le terrain. Modifiez les noms des champs si elles ne sont pas ce que vous voulez. Modifier les types de données que l'accès a attribué, sur la base de son analyse de vos données. Sélectionnez le type de données correct dans le menu déroulant dans la zone de type de données. Attribuez le type de données "texte" si les données ne montre pas correctement, et aucun calcul avec la valeur des données sera nécessaire. Cochez la case "Ne pas importer Ce champ" si une colonne ne doit pas être importé.

4 Cliquez sur "Suivant" et vérifier si l'accès a correctement attribué une clé primaire, un identifiant unique pour chaque enregistrement, les données. Si vos données possède une clé primaire, assurez-vous que l'accès a identifié. Si vous ne disposez pas d'une clé primaire dans vos données, sélectionnez le bouton "Let Accès ajouter clé primaire" de la radio, et voir Accès ajouter une colonne de course numéros pour identifier chaque enregistrement.

5 Cliquez sur "Suivant" et vérifier le nom de l'Assistant Importation d'accès a assigné pour votre table de données. Changer le nom de celui que vous voulez. Cliquez sur "Terminer" et voir s'il y a eu des erreurs lors de l'importation - Accès ouvrira une fenêtre de conseiller où trouver un fichier détaillant les erreurs. S'il y a eu des erreurs parce que les données ne peuvent pas être identifiés, soit modifier manuellement les données dans la base de données Access, ou modifier le format de données dans le fichier d'origine, et d'importer à nouveau.

Conseils et avertissements

  • Si vous n'avez pas besoin pour effectuer des calculs avec des dates, mais encore envie de les trier correctement à, formater comme texte, et d'écrire comme année / mois / jour.
  • Si les données ne sont pas cohérentes, ce qui signifie que chaque entrée dans une colonne doit être le même format et le type de données, la base de données d'accès importé peut être inutile, selon la gravité des incohérences.