Comment fonctionne le publipostage travail?

Comment fonctionne le publipostage travail?

aperçu

Comment fonctionne le publipostage travail?

Le fichier de données Source

Comment fonctionne le publipostage travail?


Le fichier de données pour un publipostage peut être créé dans le même logiciel utilisé pour taper la lettre type, ou il peut provenir d'autres programmes. Tableur, carnets d'adresses et les bases de données sont souvent utilisés pour fournir des données pour un publipostage. Le fichier de données doit contenir des données délimitées avec des champs séparés par des cellules de table, des virgules, des onglets ou d'autres caractères uniques. Un retour chariot signale les extrémités d'un enregistrement. Si le programme de traitement de texte comprend un publipostage "magicien" pour vous guider dans le processus de fusion, la mise en forme des données est effectuée au cours de la mise en place et vous ne serez pas avoir à le faire à la main.

Format de données

Comment fonctionne le publipostage travail?


Les données pour un publipostage est formaté de telle sorte que les champs se distinguent les uns des autres, et chaque enregistrement de données a le même nombre de champs, même si certains des champs sont vides. Les données pour un publipostage comprenant des noms et des adresses pour une lettre de forme ressemblera: Jane Doe, 123 First Street, New York, NY, 10019, Mme Doe [RETURN]. Les informations entre les virgules sont les champs, et la chaîne de champs avant le retour est un record. Les champs de données sont également "nommés". Alors que la chaîne "Jane Doe" est distincte de "123 First Street." Cela se fait avec un record de tête contenant les noms de champs sur la première ligne du fichier de données: nom, adresse, ville, état, code postal et Salutation.

Champs de données dans le document de fusion

Comment fonctionne le publipostage travail?


Au sommet de la lettre type, un code de commande spécial est entré pour indiquer à l'ordinateur le nom et l'emplacement du fichier contenant les données à fusionner avec la lettre, ou le logiciel de traitement de texte demande l'emplacement du fichier lors de l'e-mail fusionner set-up. Comme il est indiqué dans la section précédente, chaque champ dans le fichier de données a un nom. Pour que l'ordinateur pour savoir comment placer les données dans la lettre type, champ nom "tags" sont insérés à l'emplacement dans la lettre où les données importées doivent apparaître. Les marqueurs apparaissent dans des supports spéciaux pour les distinguer le texte de la lettre.

Exécutez la fusion

Comment fonctionne le publipostage travail?


La commande de fusion est situé dans le menu du programme de traitement de texte. Lorsque la commande est sélectionnée, l'ordinateur vérifie le nom du fichier de source de données en haut de la lettre type, localise, lit la chaîne de noms de champ à partir de la première ligne, puis commence la substitution dans les données du premier enregistrement pour chaque des noms de champs dans la lettre type. Lorsque l'ordinateur arrive à la fin d'un enregistrement, il commence une nouvelle lettre de formulaire et utilise les données de l'enregistrement suivant dans le fichier source pour le remplir. Lorsque la fin du fichier source est atteint, le publipostage arrête et un fichier contenant toutes les lettres fusionnées apparaît sur l'écran d'attente pour être sauvé. Chaque lettre est séparée de la suivante par un saut de page. Vous pouvez également fusionner directement à une imprimante, mais si vous contournez la fusion à l'écran pour preuve les résultats, vous pouvez finir par réimprimer les lettres s'il y a une erreur dans vos données.