Comment faire un E-Mail Organizer

Comment faire un E-Mail Organizer


Si vous êtes dépassés par le volume de messages non lus dans votre boîte de réception, il pourrait être temps pour une révision organisationnelle. Comme il ne fait pas beaucoup de sens pour mettre en place un e-mail système d'organisation copie papier, un organisateur e-mail virtuel vous rendra la vie plus simple et de garder votre boîte de réception calme et composé. Chaque client e-mail offre différentes façons d'organiser, mais la quasi-totalité d'entre eux offrent des réglages automatiques qui peuvent être utilisés pour prioriser les e-mails et de nettoyer votre boîte de réception indiscipliné.

Instructions

dossiers

1 Décider d'un ensemble de catégories qui vont diviser vos messages électroniques en plus faciles à gérer, faisceaux interdépendants. catégories de courrier électronique populaires pourraient être travail, personnel, l'école et la famille. Beaucoup trouvent qu'il est utile de classer leurs e-mails par la personne qui l'a envoyé et / ou le contenu qu'il traite. Par exemple, si votre lieu de travail a une petite équipe, vous pouvez classer vos e-mails en fonction des différentes personnes avec qui vous échangez e-mail. Alternativement, vous pouvez choisir de classer vos e-mails par le programme, la tâche ou le contenu, comme comité des prix, Bulletin et Client Requêtes. Ces catégories seront les noms des dossiers que vous aurez mis en place pour distribuer automatiquement vos appels entrants (et sortant, si vous préférez) messages e-mail.

2 Créer des sous-dossiers pour votre dossier Boîte de réception principale. Nommez-les en conséquence la liste des catégories que vous avez créées. Votre dossier Boîte de réception devrait désormais inclure un ensemble de dossiers vides avec les noms que vous avez choisi de diviser vos e-mails. Vous pouvez également créer des sous-dossiers similaires dans votre dossier Éléments envoyés.

3 Ouvrez les règles et menu alertes dans votre client e-mail. Dans Microsoft Outlook, les «Règles et alertes" gestionnaire peut être trouvé sous le menu Outils. Suivez les étapes pour créer des «règles» qui seront automatiquement appliqués tous les messages entrants et sortants. Quand une règle est appliquée à un message, il sera automatiquement distribuer dans le dossier spécifié. Vous pouvez définir une règle à rechercher des mots spécifiques dans le sujet ou le corps d'un e-mail, ou pour trouver le nom d'un émetteur ou d'un groupe d'expéditeurs. Vous pouvez également choisir si vous souhaitez conserver une copie de l'e-mail dans votre boîte de réception en plus d'envoyer une copie au sous-dossier respectif. Mettre en place chaque règle afin qu'il envoie travail des e-mails à la sous-dossier de travail, e-mails personnels au sous-dossier personnel, et la famille des e-mails à la sous-dossier de la famille. Sélectionnez l'option qui vous invite à exécuter les règles et les alertes sur les messages existants dans votre boîte de réception pour éviter manuellement déplacer des messages plus tard.

4 Modifier vos paramètres de courrier électronique afin que les messages doivent être marqués manuellement comme "lu". Laisser le client e-mail déterminer automatiquement qu'un message est «lire» lorsque vous ne pouvez avez accidentellement cliqué sur elle peut conduire à la confusion et a chuté messages.

5 Activer la lecture ou le volet de prévisualisation de votre client e-mail, ce qui vous permet de prévisualiser un message e-mail sans l'ouvrir dans une nouvelle fenêtre. Activation du volet de lecture ou de prévisualisation accélérer vos tâches EXAMEN DES courrier électronique et de le rendre plus facile pour vous de trouver les échanges passés.

Étiquettes

6 Décider d'un ensemble de catégories pour vos e-mails entrants et sortants comme vous le feriez pour la mise en place d'un système de courrier électronique en dossiers. Les étiquettes et les dossiers sont généralement des méthodes mutuellement exclusives d'organisation e-mail. Votre client e-mail est probablement adapté à l'utilisation soit des étiquettes ou des dossiers pour organiser les messages. Par exemple, Outlook utilise des dossiers, tandis que Gmail utilise des étiquettes. Créer de nouvelles étiquettes intitulé selon la liste des catégories vous êtes venu avec à l'étape 1 de la section de dossier.

7 Allez dans le menu Filtre dans votre client e-mail pour créer un nouveau filtre. Gmail appelle sa méthode d'application des règles et des alertes pour les messages entrants et sortants "filtrage", bien que le nom peut être différent dans d'autres, similaires, les clients de messagerie basés sur le Web. Spécifiez les conditions du nouveau filtre pour chaque étiquette e-mail qui désigne une catégorie correspondante de messages e-mail. Vous pouvez activer un filtre basé sur l'expéditeur, les mots au sujet ou le corps du message e-mail, et si le message comporte une pièce jointe.

8 A l'étape suivante du filtre ou assistant de configuration équivalente, dire au client e-mail pour appliquer l'étiquette appropriée pour le type d'e-mail que vous avez indiquée. Vous aurez à mettre en place les étiquettes à l'avance afin que vous puissiez choisir le bon dans le menu déroulant pour chaque catégorie que vous avez décidé d'utiliser. En outre, vous pouvez dire le filtre à prendre une ou plusieurs de la liste des différentes actions, telles que l'archivage automatique du message, le retirer de votre boîte de réception, marquant automatiquement le message aussi important, ou marquer le message comme lu. Appliquer le filtre aux messages déjà dans votre boîte de réception afin que vous ne devez pas les étiqueter manuellement, ce qui peut prendre des heures.