Comment faire pour enregistrer une demande de réunion à un autre regard Calendrier

Comment faire pour enregistrer une demande de réunion à un autre regard Calendrier


Dans Microsoft Outlook, vous pouvez envoyer des demandes de réunion et de planifier des réunions avec d'autres personnes. Vous pouvez planifier une réunion indépendamment du fait que vous utilisez Outlook avec le programme Microsoft Exchange. Toutefois, si vous ne disposez pas de Microsoft Exchange en cours d'exécution, vous et les personnes que vous invitez à votre réunion doit configurer vos paramètres d'état libre / occupé dans Outlook pour voir de l'autre disponibilité de calendrier. Lorsque vous envoyez une demande de réunion, les bénéficiaires ont la possibilité d'accepter, d'accepter votre réunion comme provisoire, ou en déclin. Outlook enregistre automatiquement la demande de réunion aux calendriers de chaque personne qui a accepté votre demande de réunion, même ceux qui ont accepté la réunion comme provisoire.

Instructions

1 Ouvrez Microsoft Office Outlook. Cliquez sur "Go" dans la barre de menu du haut, puis cliquez sur "Calendrier".

2 Cliquez sur "Actions" dans la barre de menu du haut, puis cliquez sur "Nouvelle demande de réunion." Outlook ouvre une - boîte de dialogue "Untitled Rendez-vous".

3 Cliquez sur le bouton «À». Outlook ouvre le «Sélectionnez les participants et les ressources" boîte de dialogue.

4 Tapez le nom d'une personne que vous souhaitez inviter à la réunion dans le "Type Nom ou Sélectionner dans la liste" boîte, ou faites défiler la liste des noms dans la liste "Nom", puis cliquez sur le nom de l'invité. Cliquez sur "obligatoire" si la présence de la personne est obligatoire, ou «en option» si la réunion peut se poursuivre sans l'invité.

5 Répétez l'étape 4 pour chaque personne que vous souhaitez inclure dans la réunion. Si vous avez besoin d'une ressource pour la réunion, comme une ligne de téléphone de la chambre ou de la conférence de réunion, cliquez sur la ressource dans la liste "noms", puis cliquez sur «Ressources».

6 Cliquez sur "OK" après avoir ajouté tous les participants et les ressources à la demande de réunion.

7 Tapez un sujet pour la réunion dans la case «Objet», comme «Réunion du personnel."

8 Si vous avez ajouté une ressource à la demande de réunion à l'étape 4, Outlook ajoutera automatiquement la ressource à la case "Lieu". Sinon, tapez un emplacement pour la réunion dans la case "Lieu".

9 Cliquez sur l'onglet "Planification". Examiner la disponibilité de vos participants et des ressources de réunion potentiels sur l'onglet "Planification". Identifier et sélectionner un bloc libre de temps, montré en blanc, pour la réunion. Cliquez sur l'onglet "Rendez-vous".

dix Cliquez pour cocher la case à cocher "Rappel" si vous voulez rencontrer les participants de recevoir une notification de rappel avant l'heure de début de la réunion. Cliquez sur et sélectionnez la quantité de temps avant la réunion que vous souhaitez rappeler les invités de la réunion approche dans le menu déroulant "Rappel". Perspectives sélectionne un intervalle de temps de 15 minutes par défaut.

11 Ajouter des informations de réunion supplémentaires, comme un ordre du jour, des instructions ou des affectations, le corps du message.

12 Cliquez sur "Envoyer". Outlook envoie la demande de réunion aux personnes que vous avez ajoutés à la nomination.

Conseils et avertissements

  • Cliquez sur "Envoyer la mise à jour" si vous changez les détails de votre demande de réunion après l'envoi de la nomination aux participants.
  • Si vous accédez à votre boîte aux lettres d'Outlook à partir de deux ordinateurs différents, la suppression d'une demande sur un ordinateur après avoir accepté sur un autre ordinateur peut provoquer la réunion à disparaître de votre calendrier. La nomination peut encore apparaître sur les calendriers des personnes que vous avez invités à la réunion.